皆様は説明書や領収書といった「紙の書類」の整理ってどうされていますか？
私は今までは乱雑にクリアファイルに放っておくだけだったのですが、数が増えると目当ての書類を探すのが大変。見た目的にもよくないですしね。
何かいい書類の整理方法ないのかなと考えておりました。
色々と調べていると無印良品のファイルボックスを使った整理方法がよさそう。ということで実際やってみたのですが、これが中々いい！
以前より書類が「見つけやすく」「取り出しやすく」なりました！！
ということで、今回は「ファイルボックス」を使った書類の整理方法についての紹介です。
購入したもの
今回購入したものは以下の３点。
- 無印ファイルボックス
- コクヨのPP製個別フォルダ
- 100均のクリアファイル
１つずつ紹介していきます。
無印のファイルボックス
無印のファイルボックスです。A4サイズのファイルに対応しています。ホワイトグレーの色が上品です。
価格は一つ７００円。結構高い。ただ材質はかなり丈夫なので、紙製のファイルボックスと比べるとかなり長持ちしそうです。
上記の画像より幅が広い「ワイドタイプ」もありますよ。
ちなみにネットで購入する場合は、無印のサイトよりLOHACOでの購入がおすすめ。
無印は5,000円以上買わないと送料が無料にならないのに対し、LOHACOなら1,900円以上で送料無料になるし、Tポイントもつきます。
個別フォルダ
コクヨのPP製個別フォルダーです。
なんといっても無印のファイルボックスと色みが似てるので統一感が出ます。ほらほとんど同じ色でしょ。
無印のファイルボックスにコクヨの個別フォルダを入れてみた
しかもPP素材なので水にも強にも汚れにも強い。紙の個別フォルダだとすぐにクタってしまいますが、こちらはある程度乱暴に扱っても大丈夫。シールを貼っても下紙が破けることがないのもポイント高いです。
こんな感じで180度開きます。
クリアファイル
こちらは100均で７枚入のを購入。安い！
こんな感じで個別フォルダと組み合わせて使います。
整理してみた
上の３つを組み合わせてPC関連の説明書を整理してみたものがこちら。
個別フォルダにインデックスがついているので、お目当てのファイルが探しやすく、取り出しやすくなりました。
ラベルは「ダイモ」を使っています。
ダイモを使うと文字がふぞろいでレトロな感じになります。味があっていい！
ダイモに関してはこちらで記事にしています。
仕事と関係のない書類は水色のラベルにしてみました。
これはこれでさわやかでいいですね。「LIFE」とかかっこつけてすみません（笑）
領収書の整理！
私はフリーで働いているので、確定申告は自分でやっています。青色申告の場合は領収は７年間の保存義務があるのですが、領収書の整理は頭を悩ませるところです。
今回領収書は「大分類」「中分類」「小分類」の３つの分類に分けて整理することにしました。
参考：レシートや領収書をすっきり保管するには？ファイルボックスを使った収納方法│Column Latte
クリアファイルに「月」のラベルをはり（小分類）
個別フォルダに「領収書」の「年」をはり（中分類）
ファイルボックスに「税金」のラベルをはれば完成！（大分類）
領収書の管理もこれだと簡単ですね。
まとめ
この整理方法のメリットは書類を「立てて」整理できるので、見つけやすく「取りやすくなることですね。
最初はラベルで分類するのを面倒に感じるかもしれませんが、それだけの価値はある収納方法です。
こう並べてみると、全部同じ色に統一したほうがよかったかも（汗）まあいいでしょう（適当）
これで書類関係の整理が楽になりました。
あとはこのファイルボックスを置くスペースを確保しなければ（おい）
2017.3.31追記 一年間使ってみての感想
このファイルの整理方法を実践してから約一年経ちました。
メリット・デメリットがより明確に分かったので追記したいと思います。
一年使って感じたメリット
やはりメリットはひと目で書類が取り出しやすいことですね。ラベルでしっかり管理しておけば、目的の書類が本当にみつけやすいです。
また、色味に統一感が合ってインテリアの邪魔になりません。生活感が出にくいというか。
一年使って感じたデメリット
ただやはりデメリットも感じました。
毎回ラベルを作るのが若干面倒
新しい書類が追加されるたびにラベルを作るのが若干面倒です（笑）これは私が生粋の面倒くさがり屋なのも問題ですが、説明書や書類が増えるたびにダイモでラベルを作るのが途中で億劫になってきました(￣ー￣;)
まあ手書きの付箋などを貼って対応してもいいのですが、それだとなんとなくカッコつかないしなー。
書類が増えてくると重くなる
あと書類が増えてくると結構な重量になります。片手で持つのがしんどいです。だから例えばクローゼットから資料を取り出したい時は、ファイルボックスを両手で持って、安定しているところに置いて書類を探す……みたいな手順が必要になってきます。その場で書類を確認したいときなどは、取り出すのが若干面倒に感じました。
ファイルボックスに個別フォルダを入れるときにコツがいる
ファイルボックスに個別フォルダを入れる時コツがいりますね。というのも、個別フォルダの境目が分かりにくいので、個別フォルダの中に個別フォルダを差し込んでしまうことが何度かありました（日本語がややこしい）。なんていうかサッと入れることができないんですよね。
追記のまとめ
とまあ使ってから一年後に追記してみました。
デメリットも色々書いてきましたが、この整理方法は領収書の整理や確定申告のときには大変活躍してくれたので、これからも続けていく予定です。領収書は7年間の保存義務があるしね。
ただ、説明書に関してはこっちのキングジムの説明書ファイルに切り替えるかもしれません。
説明書なんて見返すことなんてほとんどないので、わざわざラベル作らなくてもいいかなぁと思って。キングジムのはただ差し込んでおけばいいだけなので楽そうです。
用途によって使い分けていけば良いのかなと思います。
